在混合工作环境中提高Zoom会议生产力的6种方法

在一个混合工作的世界里，对于许多员工分散在全国各地的组织来说，培养一个促进协作和社区意识的工作环境从未像现在这样重要。

Zoom会议是摆脱大流行最有价值的虚拟工具之一，但任何组织的管理层都应确保会议对所有参与者都有成效。

以下是六种简单的方法，可以在混合工作环境中提高Zoom会议的生产力，从而促进更大的团队参与和协作。

决定是否需要开会。

今天在Zoom上举行的许多会议都可以通过其他方式轻松处理。视频会议的便利性可能会诱使一些人过度使用。然而，它们不应该被用作“监视”完全远程员工的手段。

问以下问题来确定是否需要召开会议:

• 这次会议可以和另一次会议合并吗?
• 这次会面可以通过电话或邮件吗?
• 有人只是简单地“检查”其他人可以独立阅读、观看或审查的材料吗?
• 延长的会议能否减半?
• 在Zoom会议上避免破冰，除非这是培训的一部分。

最后，考虑一下这次会议是否会在大流行之前举行。如果这件事本来不值得见面，为什么现在要见面呢?

确保每个人都有相同的时间表．

办公室会议充分利用了每个人都在同一个地方(和时区)的优势。当远程员工连接时，他们可能不是在确切的位置工作。

再加上员工的个性化日程安排和随叫随到，你就有挑战要克服了。

确认你邀请的人的工作时间表。你的Zoom电话永远不应该假设每个人都会在特定的时间起床，或者在下午5点之前完成。你不希望让团队成员在休假期间加入。

只邀请那些重要的人

Zoom会议的另一个趋势是把会议办大，任何接触到项目的人都可以来听。实际上，只有决策者才需要参加决策会议。执行行动的人应该参加“行动”会议。

培训会议不应该包括那些已经知道该技能或任务的人。

你还应该避免事无巨细地管理会议。

已经移交任务的领导或经理应该满足于让会议在没有他们的情况下进行。监督会议可能会导致他们收回任务，把会议拖得比实际需要的时间长得多。

与工具集成

大多数第三方调度和项目管理工具都可以与Zoom无缝对接。这使得您可以轻松地安排、邀请和确认参与者，而无需创建额外步骤。如果还没有设置集成，现在就这样做。

没有人愿意检查三个软件解决方案，以确保它们之间的会议详细信息一致。如果同步特权需要扩展，就实现它。

当你这样做的时候，仔细检查所有的会议主持人是否真的知道如何使用Zoom。

例如，人们很容易认为每个人都知道如何共享屏幕。你可能会惊讶地发现，有些人把他们的第一次Zoom会议用作训练场。

确保演讲者在召集所有人之前都掌握了基本知识。

制定议程

任何人都不应该在不知道会发生什么的情况下跳上Zoom电话。议程项目应该提前写好，并发给每个人，最好是通过Zoom会议本身。

分享还有谁会在那里，以及你希望完成什么。让人们知道视频功能是必须的(还是只提供音频功能)。

考虑到一些偏远的团队将出差，可能有带宽限制，因此只使用音频是更好的选择。

如果需要查看资料或演示材料，请提前发送。这节省了时间，人们也不会在会议期间快速浏览项目以“赶上”进度。

避免让任何人在会议上给其他人读一些他们本可以独立阅读的内容。(PowerPoint演示文稿应该只包含新信息。)

将Zoom会议主要用作员工参与平台，而不是演讲平台。

确保每个人都知道会议的行动项目。

让会议易于进行。

让Zoom会议更有成效的最后一种方法是创造一个受欢迎的环境。目前，字幕是更好的方法之一。

现场字幕可以在人们在场时创建。

他们为听力或视力有障碍的人提供了一种了解情况的方法。会议结束后，把会议记录发给每个参加会议的人。

为什么要记录会议内容?首先，它可以确保没有人错过任何关键点。它还可以作为发生误解时发生情况的记录。最后，通过让抄写成为公司文化的一部分，你可以确保所有员工都有机会感受到参与。

成绩单将每个人带到相同的知识水平，无论他们如何学习。

这也表明你重视他们的时间。

使用Rev提供的工具，转录Zoom会议非常容易。Rev的实时字幕功能可以在人们实时分享时创建语音到文本。

会议结束后，您可以将Zoom会议视频下载到您的计算机或公共URL。(谷歌Docs的YouTube最常见。)

Rev使用该视频通过人工方法在数小时内创建99%的语音到文本结果。

(没时间等了?预算有限?使用最新的人工智能生成的转录，在几分钟内获得80%的会议准确性。)

虽然疫情可能很快就会过去，但商务会议已经永远改变了。通过接受Zoom并使用这些技巧，您就尊重了团队的时间和才能。