如何使用视觉效果进行有效的远程团队沟通
远程团队沟通对企业来说是一个挑战。尤其是当员工没有足够的时间来适应这种新的工作模式时。
团队占据同一空间所带来的个人联系消失了。这就为错误沟通和错误信息铺平了道路。
而团队聊天工具现在电子邮件很流行，还有另一种方法可以确保远程团队保持一致:视觉沟通。
一张图片可以分享千言万语，而且简洁快速-40%的人对视觉效果的反应比文本更好. 这就是为什么那些不得不远程工作的团队应该利用更多的视觉交流来保持联系。
我们概述了如何在您的远程通信中使用可视化，以便您可以维护您的工作流程。
远程团队的剧本
每个人都必须迅速进入远程工作。因此，在破译需要遵循的流程时可能会产生混淆。
为了缓解员工的担忧，您可以创建一个剧本，概述以下内容：
- 您将使用哪些工具
- 沟通的过程将是怎样的
- 如何以及何时可以联系到团队成员
剧本是确保整个公司团结一致、协同工作的优秀工具。
看看这些白皮书的例子寻找创作剧本的灵感。
你会看到它们的文字很重，但也有空间用于图像和图标等视觉效果。
这使得可读性更容易——通过合并图标，你可以把眼睛吸引到论文中更突出的地方。
你还可以从制作剧本中获得额外的好处。你可以把它发表在你的博客上或者作为白皮书铅一代或者作为潜在的病毒内容。
大多数公司和你处境相同。他们不知道如何适应远程工作，他们正在寻求他人的指导。
与他人分享你的方法和发现将使你成为行业的思想领袖。你也可以在路上向别人学习一些技巧。
设计报告
当你管理远程团队时，你会发现自己花很多时间在视频会议上，因为这是保持彼此联系的必要条件。
虽然视频会议和同事见面很好，但并不总是有利于交流。首先，你仍然需要解释很多来让别人理解你的观点。
还有滞后的问题，人们会挂断电话，导致他们错过重要的信息。
为了缓解这些问题，您可以围绕选定的主题设计演示文稿，如下面的示例所示。
一份强有力的报告将向观众详细介绍以下内容:
- 你在说什么
- 为什么重要
- 对此应该做些什么呢
- 团队的下一步
你会发现自己依赖演讲的原因有很多，比如：
- 推销给客户
- 下季度预测
- 设定目标
- 头脑风暴创意内容
- 项目管理
- 共享数据
关于远程团队沟通，需要记住的最重要的一点是，所有相关人员都是在家工作，带着所有可能带来的分心。所以你应该让你的演讲变得简单。请务必添加：
尽量减少幻灯片上的文字内容。不管你用什么工具呈现，你仍然依赖互联网，这可能会滞后。
所以，要避免任何不必要的风险，保持你的陈述简明扼要。这将确保您的消息被接收并被执行。
使用更多的检查表
当你在工作的时候，你可以在某人的办公桌前停下来看看他们的进展。当您在远程团队通信中工作时，这根本不是一个选项。
但仍有工作要做。你可以尝试使用团队管理软件，比如monday.com．但是，将一周的任务可视化并发布在团队信息平台上也是一个好主意。
让所有人保持一致的方法之一就是使用清单，如下所示。
为什么?因为人们喜欢列表——这就是为什么listicles如此受欢迎。它们被设计成将文本分成整洁的部分。这提高了可读性，并使内容令人难忘。
对于远程团队沟通，检查表是确保任务按时完成的有效方法。它还有助于避免任何工作的重复。
让你的清单在视觉上更有吸引力是让你的同事参与其中的好方法。流行的颜色和明智的图标使用使列表更容易导航。
但是，在使用颜色时，请检查以确保您的配色方案是正确的对所有观众开放．
创建时间线
即使在情况最好的时候，跟踪最后期限也是一件苦差事。但当你管理远程团队时，这几乎是不可能的。
然而，有一些方法可以使用视觉来跟踪截止日期。您也可以使用时间轴对于项目，任务，甚至是新员工。
为此，创建一个时间表，详细说明如下:
- 什么任务需要完成
- 谁负责这项工作
- 当它需要完成时
上面的视觉时间线让人们更容易跟踪和跟踪他们的进展。
时间表可以根据工作量进行协商。要在最后期限前完成任务并不总是可能的。工作负载发生变化，新任务出现，因此相应地调整时间轴。
管理远程团队时，时间表会派上用场的另一个原因是什么?它们可以作为进度报告。
你不必再检查人们在做什么，因为这些信息会被记录在时间轴上。
设计模板内容
当您致力于改善远程团队沟通时，您不希望必须重新创建内容。但有一种方法可以使这一过程更容易。
考虑为外部和内部内容创建模板，比如这个周报。
模板之所以如此有用，是因为它们的可重用性。您可以每周继续复制模板，并通过电子邮件或Slack提交远程报告。
如果你有一个模板，你所需要做的就是改变颜色和文本。其余内容可以保持不变。
但模板之所以有用的另一个原因是因为它们使交流变得多么连贯。如果您使用太多类型的内容表单进行交流，人们可能会感到困惑。
例如,危机沟通无论是用于内部信息传递还是用于外部利益相关者，都应该具有一致的外观和感觉，这既是为了品牌，也是为了一致性。
另外，模板将确保每个人都知道正在讨论的相关字段。您可以为许多不同的领域创建模板——演示文稿、时间表和检查表。
模板对于展示设计因为它们需要被打上烙印。当与外部人员分享演示文稿时尤其如此。
时间线和检查表可以为不同的团队制作模板，并用于各种目的——不仅用于远程沟通，还用于跟踪项目。
创建模板时需要记住以下几点:
- 你不需要从头开始创建一个模板——网上有类似的资源信息图表制作者以及个人和商业使用的模板
- 为模板的各个部分使用颜色代码，以提高可读性
- 为时间线模板或项目截止日期设置时间块
- 使用固定符号和图标，可以根据上下文交换更相关的符号和图标
- 创建部分以添加图像这些将使您的模板更吸引观众
- 保持模板品牌化使用品牌徽标、颜色和字体
一旦你创建了一个模板化内容库，那么每个人都会更容易在同一个页面上。
图表
即使在最好的时候，共享数据和数字也是一项挑战。当您的团队处于远程状态并且必须使用技术进行沟通时，这就变得更加困难。
数据主宰世界，所以你无法逃避它，特别是当你发现自己与远程团队共享更多数据驱动的内容时。
您将与远程团队共享什么样的数据？以下是一些例子：
- 显示生长或衰退
- 可视化的目标
- 比较数据
- 相关的事实
- 文档工作流
- 项目管理
如何使与团队共享数据变得更容易，而不会让任何人感到困惑？你可以制作有吸引力的图表。
但我们说的不是用Excel制作的单调图表。
使用在线资源，您可以创建详细、漂亮的图表，这些图表可以轻松传达信息，如下面的示例所示。
当你可视化数据时，请记住以下几点:
- 确定图表的目标
- 使用图像——作为背景或突出数据点
- 合并图标以说明事实和示例
- 不要害怕用颜色来突出数据点——这有助于使数据更容易吸收
遵循这些步骤将使数据更容易处理，并将给你的数字更多的背景。这样，你就可以用数据讲故事了。
当你因为科技而与同事分离时，让信息更容易获取和理解是至关重要的。这就是阻止错误沟通的方法。
虚拟展会
对每个人来说，与社会隔绝是很难的。人们通常都是社会人。而在工作场所，社交是伴随着地域而来的。
公司文化将团队团结在一起，使工作场所成为现实。但是你如何将公司文化转化为数字领域呢？
实际上，员工可以通过很多方式进行在线社交。虚拟问答之夜，舞会，观看派对，和棋类游戏现在非常流行。
为了让在线“社交”过程更有趣，你可以制作虚拟海报和邀请。这些可以是你想要的创意和乐趣——所以它们捕捉到了活动的气氛。
你可以用远程团队模板建立你自己的视觉效果，并根据每个事件调整它们。
关键的外卖
视觉效果使内容更容易理解它们的处理速度比文本快60000倍-这就是为什么你应该使用它们与远程团队沟通。
为避免误解，请使用清晰相关的视觉效果，以提供您的信息上下文。这将有助于保持团队在同一页面上，并按计划完成他们的目标。
最重要的是，可视通信将确保远程员工彼此和公司保持联系。
这是保证你作为一个有凝聚力的组织走出困境的最好方法。