电话会议礼仪，提示和成绩单

对于许多人来说，在他们的余下的一天开始之前，电话会议只是忍受的东西。

毕竟，有很多原因令恐惧电话会议：互联网信号薄弱，中断，扬声器质量不佳，设备故障。这些挫折可以造成一个灾难性的会议，让参与者感到无人驾齐，困惑和沮丧。

事实是，会议电话更常见而是重要的。更多的人正在远程或自由职业，公司正在扩大到多个地点，移动技术继续增长。

幸运的是，遵循良好的会议礼仪，使用资源就像一个好的资源录音机和其他技术，可以帮助会议更顺利地走得更顺利，确保所有参与者都感到听到，灵感，并准备采取行动。

了解您的软件

你有没有想过会议即将开始，只有花时间等待，而一切都是连接和测试的吗？托管和进行成功电话会议的第一步是确保您熟悉您正在使用的软件。

如果软件连接，更新和调整，则需要等待，这是一个肯定的方式来失去与会者的注意，并开始与沮丧的氛围开始会议。这不仅浪费了宝贵的时间和减少士气，但它也表明对参与的人缺乏欣赏。

幸运的是，防止这些问题并不是很难：

• 在会议前留出时间以确保安装和更新软件，并使用适当的设置。
• 联系所有参与者以确保每个人都知道将使用哪些软件，以及是否需要任何特殊设置。
• 提供有关如何使用设备或软件的所有与会者的说明。
• 确保每个人都有参加电话会议所需的电话号码、密码、密码或个人识别码。
• 让参与者在会议之前了解它们是否有望使用视频或仅限音频。

如果您在会议开始之前发现问题，这将为您提供时间检查计算机设置，与公司的IT部门交谈，联系软件提供商的客户支持，甚至如果问题无法解决问题。

准备你的笔记

作为主机，您应该比其他任何人都更准备。这不适用于您的软件和设备，而是您的议程和其他笔记。事实上，从整体议程中分开笔记是个好主意。这将有助于指导对话，确保您尊重每个人的时间，也占可能出现的不同问题和对话主题。

住在场

一些使电话会议成为可能的因素，如不同的移动设备和聊天功能，如果它们造成太多的干扰，也可能是有害的。作为主持人，在电话会议期间你要一直在场，这一点很重要。

当然，分散注意力的事情时有发生。你可能会被外面的噪音打断，比如狗叫或施工的声音，或者办公室里的声音，比如电话铃响。其他设备上的提醒也会将人们的注意力从会议上转移开。

最大限度地减少自己的分心，包括关闭或沉默您的手机，保持在会议期间保持在播放状态，并使每个人都保持在轨道上。通过询问所有与会者仍然存在并避免使用其他设备或执行其他活动，从而降低分心的风险，或者在可能的情况下进行其他活动。

介绍出席的每个人

在某些方面，托管一个良好的电话会议就像举办一个好的晚宴。在这两种情况下，主人应确保所有与会者都互相介绍，并知道那些在那里的每个人。

通过确保在电话会议开始前介绍所有与会者，这有助于每个人保持一致，了解谁是主题专家将参与对话，以及谁能在电话中或电话后最好地回答他们的问题。

添加上下文

在许多情况下，缺乏上下文可能会令人困惑，包括会议电话。托管电话会议和其他会议包括为参加的每个人提供背景。根据您的特定主题或情况，您可以通过以下方式将上下文添加到会议：

• 重新招待之前的会议
• 分享自定时会议以来收到的新信息
• 提醒所有与会者的电话会议的原因和目标。

您可能想要提供任何成绩单、笔记和其他参考资料，以便每个人都知道当前电话会议的上下文。你可以在会议开始前几小时或几天提供这些笔记，或者在会议开始时，用不超过5分钟的时间总结最重要的元素。这将有助于改善合作和团队合作。

定期要求反馈

你曾经谈过电话，没有意识到这个电话虽然回来了，你一直在说空洞？当参与者与弱Wi-Fi信号或丢弃的电话时，这常常在会议电话中发生这种情况。

即使通话没有完全断开，参与者也可能会因为低音量或静电而感到困扰。在电话会议期间，定期询问反馈，以确保所有虚拟与会者仍在连接和倾听。

避免幻灯片

PowerPoint和其他基于幻灯片的软件可能看起来像任何会议或电话会议的要求。但是，幻灯片通常可以破坏电话会议的流程，并成为远程与会者的主要障碍。

在电话会议期间盯着充满文本的幻灯片变得无聊，可以毁了电话会议的情绪。人们往往会忽略支持他们的手机或其他设备的幻灯片，或者如果每个人提前获得幻灯片的副本，则跳过。相反，尝试使用视频而不是呈现甲板领先您的会议电话。

记录您的电话

除了以上所述，记录所有的电话会议也很重要。这可能包括视频录制，或者只是音频录制，但无论哪种方式，你都应该确保保存一个记录，以帮助保存上下文和准确性。

在不扰乱流程的情况下录制电话会议有很多选项：

大多数会议软件（如缩放或Skype），包括录制选项
如果你有一个主讲人，或者几个主讲人，每个人都要使用不同的麦克风，插在数字录音设备上
下载AN.录音机为您的智能手机

坚持议程

电话会议礼仪中最重要的一条是什么?坚持议程!当然，一个好的电话会议会激发新的想法，人们可能会因为头脑风暴而偏离轨道。然而，尊重所有参与者的时间和目标是很重要的。如果你记录呼叫，这可以帮助您稍后重新审视想法和评论。

选择合适的环境

与持续的时间一样重要，正是为生产效力电话创建合适的环境。正如我们所提到的那样，无处不在。如果您正在参加来自家庭办公室的电话，您可能必须处理来自儿童和宠物的分心，以及草坪割草机的噪音或外面的施工。如果您从另一个位置远程工作，请避免咖啡馆或其他嘈杂的公共区域，如有可能。在办公室，避免在高交通区举行电话会议。

• 关闭窗户，关闭风扇，其他机械和背景音乐。
• 考虑在你要接电话的房间外面挂上“正在录音”或“请勿打扰”的牌子。
• 如果您靠近麦克风，请确保轻轻呼吸，永不直接进入麦克风。
• 去一个几乎没有噪音、回声或混响的房间。

分散注意力的房间可以破坏会议录音的质量，并可能让你失去细节。

以身作则

如果您是呼叫的主机，请务必以示例的方式领导。遵循上述提示，请保持讨论，并在前面提供信息。你也可以：

• 确保每个人都有机会发言，所有与会者都在同一页面上，了解会议的期望和目标。
• 轻轻纠正串扰，中断，外部噪声以及可能破坏电话会议的流量和生产率的其他因素。
• 礼貌地向那些对会议不感兴趣的人寻求反馈或意见。
• 建议任何提供偏离主题想法的人，他们记下这些想法并在会议结束后与适当的个人进行跟进。

提供后续的总结

谈到以下情况，每个会议呼叫主机都应以快速摘要结束会议，以及与会者的目标和下一步。确保每个人都可以访问录音和后方详细的摘要。这是录音和成绩单会议派上用场，帮助您创建详细，全面的摘要。

所有电话会议概述应包括：

• 提出和讨论的主要想法
• 谁负责提供新想法
• 做出的决定
• 回答会议期间未涵盖的问题
• 要求反馈
• 必要时，下次会议计划
• 需要采取什么行动

立即实施您的新会议呼叫地面规则

所有这些信息似乎都令人恐慌，特别是如果您不习惯托管会议或过去的经历不成功。

好消息:当你选择Rev作为你的电话会议时，召开一次有效的电话会议是很容易的转录服务！！这可以帮助所有与会者留在同一页面上，提醒您会议中的重要细节，并指导进一步的会议和决定。

Rev使它简单：只需上传或链接到您的视频或音频文件，以及我们的转录人员去上班！今天尝试转速并开始充分利用每个电话会议。